Správu registratúry tvoria nasledovné hlavné moduly:

Podateľňa

Slúži na zaznamenanie všetkých typov doručených zásielok a informácií ktoré k Vám prichádzajú, vrátane elektronických správ z portálu slovensko.sk

Registratúrny denník

Slúži na každodenné spracovanie záznamov. Je určený pre každého pracovníka, ktorý je spracovateľom ľubovoľnej agendy. Zabezpečuje evidenciu a spracovanie záznamov a súvisiacich informácií.

Viac informácií

Výpravňa

Slúži na zaistenie evidencie odosielaných zásielok. Automaticky tlačí poštový podací hárok alebo vytvorí elektronický poštový podací hárok.

Workflow

Jednoducho si zadefinujte všeobecné schvaľovacie procesy od najjednoduchších až po pokročilé s využitím grafického editora diagramov.

 

Viac informácií

Správa zmlúv

Tvorba a správa riadených dokumentov, ich pripomienkovanie, podpisovanie, tvorba dodatkov a zverejňovanie v jedinom module.

Registratúrne stredisko

Správa dokumentov čakajúcich na vyradenie, riadenie výpožičiek a príprava vyraďovacích konaní v súlade s predpismi.

Message Creator

Vytvárajte, podpisujte a odosielajte správy na portál slovensko.sk priamo zo systému ADMIS®

Dlhodobé ukladanie dokumentov

Zabezpečte svojim správam dlhodobú právnu účinnosť aj po vypršaní platnosti pôvodného podpisu.

CUET

Zverejňujte dokumenty na centrálnej úradnej elektronickej tabuli (CUET) podľa § 34 zákona č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente priamo zo systému ADMIS®.

Viac informácií

PODROBNEJŠIE INFORMÁCIE O SPRÁVE REGISTRATÚRY

Zákon číslo 395/2002Z.z. a vyhláška číslo 628/2002 Z.z. ukladá právnickým osobám povinnosti na úseku odbornej správy registratúry.

Znamená to:

  • vypracovať registratúrny poriadok a plán a predložiť ich na schválenie MV SR cestou príslušného štátneho archívu
  • zaviesť systém odbornej správy registratúry (manuálny/automatizovaný) a riadiť sa schváleným registratúrnym poriadkom a plánom
  • usporiadať registratúru podľa príslušného registratúrneho plánu, pripraviť a vykonať vyraďovacie konanie a následne vykonávať vyraďovacie konania v termínoch podľa dohody s archívom (max. 1×5 rokov)

AKÉ ÚSKALIA NA VÁS ČAKAJÚ

Reálnosť registratúrneho plánu – vypracovanie registratúrneho plánu je kľúčovou úlohou pri zavedení systému odbornej správy registratúry. Častokrát sa stretávame s problémom, že firma buď podľa vzoru, alebo podľa plánu inej firmy vypracuje plán spôsobom – súpis agiend, ich rozčlenenie do skupín a pridelenie značiek, znakov hodnoty a lehoty uloženia. Schvaľujúci orgán nemá námietky voči takto spracovanému plánu ak neobsahuje nesprávne určené hodnoty, prípadne lehoty. V praxi však môže takto okopírovaný registratúrny plán spôsobiť značné problémy, pretože nemusí zodpovedať skutočným procesom, ktoré v organizácii v súvislosti s prácou s dokumentmi reálne prebiehajú.
Aby plán nebol len akýmsi dokladom, ktorý musí firma vypracovať,

  • musí zohľadňovať skutočnosť ako pracovníci ukladajú dokumenty. Ak ukladajú inak ako ste im zapracovali do regitratúrneho plánu, budú ich musieť v záujme dodržania plánu v dobe ich vzniku, preusporiadavať a to už o dva roky a potom každý rok neustále dokola až pokiaľ sa plán nezmení + dva roky!
  • mal by zohľadniť aj usporiadanosť starej registratúry (v prípade ak žiaden plán neexistoval v čase jej vzniku). Ak registratúrny plán nebol urobený aj s ohľadom na starú registratúru, tak v rámci prípravy vyraďovacieho konania bude nutné preusporiadavať aj starú registratúru v registratúrnom stredisku, ktorá už mala ísť na vyradenie, resp. pôjde – ak neexistoval spisový, resp. reg.plán.

Registratúrny plán je síce pomôcka, ktorá člení registratúru pôvodcu do vecných skupín, tak aby sa dalo systematicky vykonávať vyraďovanie – získavanie archívnych dokumentov, ale zároveň ak už musí byť – štát ho vyžaduje, tak nech plní aj úlohu v rámci  informačnej základne firmy – mal by firmu viesť ako členiť túto časť informačnej základne a nie nútiť preusporiadavať.

ADMIS DMS
POTREBUJETE VIAC INFORMÁCIÍ?
NAPÍŠTE NÁM!