Aby to nebolo len na rozhodnutí firmy, či si takúto zásielku niekam zapíšem, alebo nie, existuje k tomu aj zákon o registratúre č. 395/2002 Z.z., ktorý hovorí zjednodušene asi toľko, že všetky písomnosti – a to tak papierové, tak aj elektronické – ktoré do firmy prídu, či z firmy odídu, musia byť niekde zapísané, s priradeným evidenčným číslom, dátumom, od koho to prišlo, ako sme to vybavili, resp. komu sme čo a kedy odoslali. Takto zapísaným listom, či záznamom v reči zákona hovoríme registratúrny záznam, resp. registratúrne záznamy. V minulosti na to slúžila „Kniha došlej pošty“, resp. „Kniha odoslanej pošty“. Niektoré firmy postupne tieto papierové knižky nahradili napr. Excelovou tabuľkou, alebo nejakou jednoduchou aplikáciou na evidenciu pošty. My hovoríme, že od 1.7.2017 firmy, ktoré nemajú elektronický systém na správu registratúry, nevedia dosť dobre napĺňať literu zákona. Totiž správy, ktoré firma dostane do elektronickej schránky sú z pohľadu zákona úplne rovnaké, ako napr. papierové rozhodnutia od úradov s okrúhlou pečiatkou a podpisom, ktoré sme dostávali do poštovej schránky doposiaľ. Tie sa vo firme zapísali do Knihy došlej pošty, dali to na vybavenie zodpovednej osobe, ktorá pôvodný list od úradu spolu s prípadnou odpoveďou založila do šanóna/spisu, kam ukladala aj iné úradné listy. A to isté treba samozrejme robiť aj s elektronickou správou!To znamená stiahnuť správu, zapísať správu do evidencie atď. a ďalej s ňou nakladať podľa zákona. V prípade papierového rozhodnutia to bol originál toho daného rozhodnutia.V prípade elektronickej správy je originálom elektronický súbor opatrený elektronickým podpisom, ktorý je navyše v nečitateľnom „programátorskom“ formáte XML. Mnoho firiem robí tú chybu, že si zo schránky sťahuje správy vo formáte PDF. Je síce pravda, že si takúto správu v PDF vieme ľudským okom prečítať, alebo vytlačiť, ale to je len akási kópia originálu správy, navyše je ešte aj neúplná! Do PDF nám totiž schránka preklopí len samotné znenie správy, ale nie jeho prílohy. Týmto môžeme prísť o veľmi dôležité súčasti správy. Navyše správa v PDF formáte neobsahuje žiadne elektronické podpisy, ktoré garantujú jej autenticitu, jej neporušenosť. Na právne účely je totiž možné použiť LEN originál správy vo formáte XML s platným a neporušeným elektronickým podpisom.

Z tohto dôvodu je na správne fungovanie firmy nutné zaviesť elektronickú správu registratúry,, aj keď vedie doposiaľ registratúru správne podľa zákona, ale len papierovej forme.

Iste sa každý konateľ, či manažér nie raz dostal do situácie, kedy si nevedel spomenúť, kde je uložený ten-ktorý dokument, ktorý v tej danej chvíli veľmi potrebuje. V takýchto situáciách sa naplno prejavia argumenty, prečo je tak dôležité správne fungovanie registratúry v spoločnosti. Je rovnako dôležité, ako správne fungovanie účtovnej, alebo technickej dokumentácie. V dnešných časoch vysokej fluktuácie pracovnej sily v spoločnostiach je potrebné mať všetky záznamy, aj napriek tejto fluktuácii správne zaevidované v elektronickom systéme, papierové originály roztriedené, zoradené a uložené v príručnom a neskôr aj v registratúrnom stredisku – ľudovo povedané v archíve. Elektronické dokumenty zas v elektronickom archíve. Navyše musíte tieto papierové a elektronické dokumenty udržiavať v neporušenom stave niekedy aj 10, či 20 rokov. Možno vo Vašej spoločnosti máte takto zabezpečené uloženie papierových dokumentov. Máte ale takto zabezpečené aj elektronické dokumenty, či elektronické správy? Ste si istý, že viete predložiť elektronický záznam aj o X rokov?

Dajme si malú skúšku. Stavme sa, že neviete do 1 hodiny nájsť elektronickú faktúru od Vášho mobilného operátora za február minulého roka. Myslíme originál! Nie vytlačenú faktúru z ORIGINÁLU! Originálom je totiž PDF súbor podpísaný elektronickým podpisom. Že ho nemáte? Že ste po vytlačení PDF súbor zmazali? Výborne! Porušujete tým aj zákon o DPH, ktorý Vám tiež prikazuje evidovať a zachovať hodnovernosť, neporušenosť a čitateľnosť elektronických účtovných dokladov! (§ 71 + § 76) Že to neviete vy, je možno ešte OK. Ale čo Vaša účtovníčka? V konečnom dôsledku ale za firmu zodpovedá vždy štatutár…

Správne fungujúca registratúra vo firme okrem iného zabraňuje tomu, aby mali personálne zmeny vplyv na obeh a uloženie registratúry a zabezpečuje jej uchovanie pre budúce možné využitie a to nielen pre zdokumentovanie vlastnej histórie spoločnosti. Veľmi dôležitá je v prípadoch, keď ide o naozaj veľké peniaze, keď môže jeden stratený dokument rozhodnúť o výhre, alebo prehre dôležitého súdneho sporu. Po takejto nemilej skúsenosti sa každý dobrý manažér musí vážne zamyslenie nad otázkou: Je naozaj potrebné dospieť až do takéhoto štádia, teda do štádia vážnej finančnej ujmy, aby nebolo potrebné nikoho v organizácii presviedčať o potrebe správneho fungovania registratúry ?

Hovorí sa, že neznalosť zákona neospravedlňuje. Nikto firmám nebude vo vzťahu ku schránkam zdôrazňovať, že tu existuje celý rad zákonov, ktoré musí podnikateľ dodržiavať, aby podnikal v súlade so všetkými platnými zákonmi. Tak, ako Vám nikto nepovie pri založení firmy, že musíte svojich zamestnancov prihlásiť do sociálnej poisťovne, do zdravotnej poisťovne, že existuje nejaké priznanie k DPH atď., tak Vám nik asi nepovedal, že existuje nejaký zákon č. 395/2002 Z.z., ktorý treba tak isto dodržiavať, navyše od roku 2016 do zákona pribudli v § 31 aj nemalé pokuty.

* Máme pre Vás pripravenú aj možnosť offline hromadného podpisovania správ pre slovensko.sk (ÚPVS), možnosť hromadného odosielania takto pripravených správ na slovensko.sk a samozrejme aj možnosť hromadného sťahovania správ z portálu slovensko.sk