Vystavujete veľa faktúr a ich tlač a obálkovanie Vám zaberá príliš veľa času?

Strácate čas nekonečným prepisovaním položiek z dodávateľských faktúr do Vášho účtovného systému?

Bráni Vám prepisovanie dodacích listov do skladového hospodárstva v tom, aby ste mohli začať okamžite predávať?

Vadí Vám ako neustále narastajú poplatky za poštovné a zvyšujú Vám náklady?

Zamestnávate príliš veľa ľudí na zabezpečenie tejto administratívy?

Vystavovanie, rozosielanie a následné spracovanie papierových faktúr prináša so sebou finančné aj časové náklady. Preto naša spoločnosť prináša riešenie Elektronická faktúra, ktorá v porovnaní s papierovou fakturáciou prináša veľa výhod.

Celkové náklady na vystavenie jednej papierovej faktúry sú pri tuzemskej fakturácii približne na úrovni 2 EUR. Pri elektronickej faktúre sú tieto náklady výrazne nižšie, vďaka šetreniu nákladov na materiál (papier, obálka, tlač, šanóny), ako aj nákladov na spracovanie a odoslanie.

Keďže elektronické faktúry majú formu elektronického súboru, nie je ich treba viac vytlačiť, takže vynechaním tlače šetríme papier a pridružené náklady na tlač (nákup + servis tlačiarne, toner). Elektronickú faktúru odosielame zákazníkom samozrejme elektronicky, takže okrem úspory pri jej vystavovaní sa úplne zbavujeme nákladov na obálky a poštovné. Popri vyššie spomínaných nákladoch ďalej usporíme náklady na ľudské zdroje, pretože na vytlačenie faktúry, jej obálkovanie, vypísanie adresy, zapísanie do knihy odoslanej pošty, odvoz na poštu a podanie, ako aj založenie duplikátov faktúr do šanónov je nutné v každej jednej fáze vynaložiť manuálnu prácu.

V bežnej praxi sa faktúry tlačia aspoň v dvoch kópiách (jedna kópia pre nás, jedna pre zákazníka), resp. podľa interných predpisov tej-ktorej spoločnosti to môže byť aj viac kópií (napr. pre externého účtovníka atď.). Zákon o účtovníctve predpisuje pre daňové subjekty uchovávanie účtovných dokladov po dobu 10 rokov, z čoho je zrejmé, že spracovanie, resp. úschova takéhoto množstva dokumentov predstavuje vážnu úlohu a s tým paralelne spojené nezanedbateľné náklady. Pri spracovaní a archivácii elektronických faktúr dokážeme radikálne znížiť tieto sprievodné náklady.

Ďalšou výhodou elektronických dokumentov a tým aj elektronických faktúr je fakt, že sa ťažšie strácajú, alebo poškodzujú, resp. sa dajú hocikedy, ľahko – aj po rokoch – v priebehu sekúnd vyhľadať a sú k dispozícii okamžite a nie je ich nutné hľadať v papierovom archíve/registratúrnom stredisku ako pri papierovej faktúre.

Ako spomíname vyššie, doručenie e-faktúry k našim zákazníkom je výrazne jednoduchšia a lacnejšia úloha, pretože sa zbavujeme potreby jej doručovania prostredníctvom pošty, alebo kuriéra. Okrem úspory nákladov za doručenie je možno ešte dôležitejším aspektom to, že ju náš zákazník obdrží výrazne skôr a tým sa významne zrýchli aj jej spracovanie, schválenie a následne aj úhrada.

Ďalšou nespornou výhodou e-fakturácie je zjednodušenie procesu vystavenia elektronickej faktúry, kde sa minimalizujú manuálne procesy a tým aj možná chybovosť vo fakturácii. Tu je dôležité aj spomenúť, že sa zavedením elektronickej fakturácie zbavíme aj potreby vystavovania hodnoverných duplikátov/kópií papierových faktúr, pretože sa jedna e-faktúra môže ľubovoľne veľakrát kopírovať, nakoľko každá jej kópia sa považuje za originál.

Okrem vyššie spomínaných predností stojí za zmienku s e-fakturáciou spojená pokrokovosť a prestíž, nakoľko oproti klasickej papierovej fakturácii sa táto technológia považuje za novú, idúcu s dobou, a to nie len v tuzemskej, ale aj v európskej obchodnej praxi.

V neposlednom rade je nutné spomenúť aj ekologický aspekt pri použití e-fakturácie, veď jej zavedením sa spotreba papiera v našich kanceláriách vo veľkej miere zníži.