ADMIS® DMS tvoria nasledovné hlavné moduly:

Podateľňa

Slúži na zaznamenanie všetkých typov doručených zásielok a informácií ktoré k Vám prichádzajú, vrátane elektronických správ z portálu slovensko.sk

Denník

Slúži na každodenné spracovanie záznamov. Je určený pre každého pracovníka, ktorý je spracovateľom ľubovoľnej agendy. Zabezpečuje evidenciu a spracovanie záznamov a súvisiacich informácií.

Viac informácií

Výpravňa

Slúži na zaistenie evidencie odosielaných zásielok. Automaticky tlačí poštový podací hárok alebo vytvorí elektronický poštový podací hárok.

Workflow

Jednoducho si zadefinujte všeobecné schvaľovacie procesy od najjednoduchších až po pokročilé s využitím grafického editora diagramov.

Viac informácií

Správa zmlúv

Tvorba a správa riadených dokumentov, ich pripomienkovanie, podpisovanie, tvorba dodatkov a zverejňovanie v jedinom module.

Registratúrne stredisko

Správa dokumentov čakajúcich na vyradenie, riadenie výpožičiek a príprava vyraďovacích konaní v súlade s predpismi.

Message Creator

Vytvárajte, podpisujte a odosielajte správy na portál slovensko.sk priamo zo systému ADMIS®

Dlhodobé ukladanie dokumentov

Zabezpečte svojim správam dlhodobú právnu účinnosť aj po vypršaní platnosti pôvodného podpisu.


Podrobnejšie informácie o produkte ADMIS® DMS

Koľko času potrebujete na to, aby ste našli všetky súvisiace dokumenty a informácie, ktoré sa týkajú konkrétneho obchodného prípadu?

Správa externých a interných informácií a ich opätovné použitie je jedným z kľúčových procesov v každej firme a organizácii. DMS systém ADMIS® predstavuje riešenie, ktoré poskytuje možnosti správy a riadenia dokumentov rôznych foriem a typu v jednom prostredí.

ADMIS DMS

POHĽAD MANAŽÉRA

Koľko času potrebujete na to, aby ste našli všetky súvisiace dokumenty a informácie, ktoré sa týkajú konkrétneho obchodného prípadu ?

  • Viete, kto si požičal aké dokumenty a kedy, kam a komu ich má vrátiť ?
  • Stratia sa Vám dokumenty s dôležitými informáciami v najmenej vhodnej chvíli ?
  • Koľko kolegov musíte kontaktovať, aby ste získali všetky informácie a koľko času pri tom zbytočne stratíte ?

„Technológia je jednoducho nástroj na vykonávanie procesov. Sila Vašej spoločnosti je obsiahnutá v procesoch ako takých. Najväčšia príležitosť pre vytvorenie konkurenčnej výhody je v tom, ako produkt alebo službu vytvoríme, predávame, dodávame a podporujeme.“

Jack Welche, bývalý CEO General Electric

UŽITOČNÉ INFORMÁCIE

Značnú časť pracovného času premrhajú zamestnanci úkonmi, ktoré súvisia s vyhľadávaním a znovu založením papierových dokumentov, cestami k tlačiarni, kopírke alebo faxu.

Vedenie bežných kartotékových systémov a kopírovanie dokumentov predstavuje zbytočné náklady. Straty papierových dokumentov vyvolávajú zbytočné plytvanie prostriedkami a môžu byť dôvodom vzniku vážnych problémov.

ERP

Firemný informačný systém

Slúži na dosiahnutie a udržanie zisku teraz a v budúcnosti

Scany dokumentov nepatria do ERP

  • Zbytočne zaťažujú ERP – scan sa použije len raz (napr. na odsúhlasenie faktúry), ale v systéme zostane naďalej
  • Keď ho budete potrebovať o rok je neefektívne ho hľadať cez ERP

DMS

Dokument manažment systém

Je minulosť, súčasnosť i budúcnosť firmy

Je to „dlhodobá pamäť“ spoločnosti. Čím viac do nej ukladáme teraz, tým viac užitočných informácií budeme vedieť v budúcnosti čerpať.

Zdroje informácií v podnikoch

Rozloženie času zamestnanca pri práci

Dajte znalosti do nášho DMS systému a obmedzíte odchod dôležitých informácií z firmy v dôsledku fluktuácie zamestnancov.

  • spolu 81% všetkých aktivít zamestnancov tvorí práca s dokumentmi a iba 19% vlastná práca (výkon)

Bežné problémy pri klasickom spracovaní dokumentov a informácií:

  • nízka zastupiteľnosť
  • nedostatočný prehľad o jednotlivých fázach procesu
  • strata času pri vyhľadávaní nesprávne založených zložiek (spisov)
  • slabá spolupráca s ďalšími členmi tímu
  • obmedzená možnosť využitia ostatných informačných zdrojov

Dáta vo firmách

Iba 3% implementovaných IT systémov dokáže pracovať s neštruktúrovanými dátami

RIEŠENIA

Správa externých a interných informácií a ich opätovné použitie je jedným z kľúčových procesov v každej firme a organizácii. Väčšina informácií vo firmách sa nachádza v neštrukturalizovanej podobe, pričom sa môžu nachádzať na rôznych miestach (kanceláriách, pobočkách) a v rôznych formátoch (papierový dokument, elektronický dokument, obrazový formát, video, zvuk…).

Vhodne štruktúrované informácie sú základom efektívnej práce každej firmy a schopnosť využiť všetky dostupné informácie čo najrýchlejšie môže predstavovať konkurenčnú výhodu v porovnaní so spoločnosťami pôsobiacimi v rovnakej oblasti.

DMS systém ADMIS® predstavuje riešenie, ktoré poskytuje možnosti správy a riadenia dokumentov rôznych foriem a typu v jednom prostredí.

PRÍNOSY

INTEGRÁCIA

  • jednoduchá integrácia so softvérmi tretích strán (napr. s ľubovoľným ERP, MIS, výrobným, či projekčným softvérom
  • možnosť synchronizácie (napr. rôznych číselníkov) medzi ERP a našim DMS Amis-RegIS
  • možnosť priameho zápisu z ERP do elektronického archívu (napr. elektronické faktúry, ponuky, objednávky atď.)
  • možnosť pristupovania k uloženým elektronickým dokumentom napr. prostredníctvom odkazov z ERP (nemusia tak byť dlhodobo uložené v ERP a tak zrýchľujú jeho beh)
  • zjednotenie informačných zdrojov do jedného „centra firemných informácií“ a ich sprístupnenie všetkým SW, ktoré z neho môžu čerpať informácie – takto sú informácie uložené len raz ( napr. leasingová zmluva o obstaraní motorového vozidla nie je raz uložená u účtovníčky, kvôli splátkovému kalendáru, raz u referenta dopravy, lebo za auto zodpovedá, raz u právnikov, lebo u nich sú evidované všetky zmluvy atď. – každý k tejto jednej a tej istej zmluve ale pristupuje napr. cez iné kľúčové slovo, má prístupnú inú časť atď.)

ÚSKALIA

  • ľudský faktor – nedostatočné pochopenie poslania a prínosu DMS softvéru zo strany užívateľov
  • nedostatočná analýza procesov súvisiacich so spracovaním dokumentov a informácií v organizácii a následné neuspokojivé výsledky
  • neprimerané dimenzovanie úložiska dát
  • hrozí nesprávne nadefinovanie prístupových práv v dôsledku čoho by mohlo dôjsť k úniku informácií z „informačného mozgu firmy“
  • rozdiel v chápaní procesov medzi manažérmi a výkonnými pracovníkmi
  • nedodržiavanie vnútorných smerníc (vedomé alebo aj nevedomé)
  • nesystematické a/alebo neúplné zadávanie informácií
  • obava zamestnancov z väčšej a podrobnejšej kontrolovateľnosti ich výkonov zo strany nadriadeného
POTREBUJETE VIAC INFORMÁCIí?
NAPÍšTE NÁM!